Resepsi Pernikahan: Apa Saja yang Perlu Dipersiapkan?

Ngurusin wedding itu sulit, apalagi ngurusin sendiri dari negara pelit cuti (baca: Singapura). Kalo ini ibarat game, gw play on the hardest difficulty setting.

Semua vendor (termasuk venue, cake, hotel, souvenir, undangan, bunga, dll) gw pilih hanya berdasar gambar di Instagram dan review orang. Pertama kali gw masuk venue-nya, ya pas hari H. Pertama kali coba makanannya, liat wedding cake, souvenir, dan dekorasi, juga pas hari H. Huahahahaha.

Calon pengantin lain biasanya technical meeting H-14, gw technical meeting H-3. Groom-nya aja baru sampai di tempat H-1. Daannn… H+1 kita semua udah balik Singapura.

Untungnya semua berjalan dengan sangat luar biasa. Wedding dengan tema yang simple, ceria, tapi juga elegan, berlangsung sukses. Yay!

Terima kasih untuk semuanya yang telah mendoakan dan telah hadir dalam acara resepsi pernikahan kita <3.

Pada postingan kali ini, gw mau berbagi tentang hal-hal yang gw persiapkan (atau gw pertimbangkan) untuk resepsi gw. Walaupun sifatnya subjektif, tapi semoga postingan kali ini membantu untuk pembaca yang mau melangsungkan resepsi pernikahan ya 🙂

Tempat + Makanan (6-12 bulan sebelumnya – apalagi kalo tanggal cantik)

Pastinya ini 2 hal paling utama dalam sebuah resepsi pernikahan.

Kedua hal ini sangat-sangat dipengaruhi oleh jumlah tamu undangan dan tema resepsi. Untuk memudahkan, hitung dulu jumlah tamu dan putuskan dulu temanya: Indoor atau outdoor? Prasmanan atau makan meja?

Kalo jumlah tamunya banyak (di atas 500 orang misalnya) dan gedungnya tidak begitu besar, lebih baik prasmanan. Dalam pesta prasmanan, tamu biasanya tidak datang di waktu yang sama sekaligus. Misalnya acaranya jam 6-9, gw yakin pasti banyak juga yang dateng jam 8. Apalagi karena tamunya banyak, dari awal sampe akhir acara bisa tetap terlihat ramai.

Bila tempat terlalu luas atau tamu undangan tidak banyak, pilihlah resepsi makan meja. Dalam resepsi makan meja, tamu cenderung datang (agak) tepat waktu dan stay setidaknya sampai hidangan penutup disajikan.

PS: Kalo kamu mengundang relasi / keluargamu yang vegetarian, usahakan sediakan menu vegetarian.

Hotel (6-12 bulan sebelumnya)

Ini optional sih, tapi kalo mau booking, gw saranin untuk booking jauh-jauh hari karena kamar hotel yang besar itu jumlahnya terbatas. Nah pas booking, bilangin pihak hotelnya kalo ini buat wedding, biar kamarnya dihias gituuu (biasanya ada biaya tambahan).

Ada beberapa alasan gw booking hotel buat wedding:

• Wedding gw di Surabaya sementara kita ga ada yang punya rumah di sana.
• Gw booking 2 kamar besar di satu hotel yang sama. Satu digunakan sebagai rumah calon mempelai pria, satu dipake jadi rumah calon mempelai wanita. Dengan begitu, bisa mempersingkat waktu proses jemput dan temu manten, toh tinggal pindah kamar doank – tapi mampir lobby dulu, naik mobil pengantin, terus muterin pekarangan. Hihihi.

Gaun Pengantin dan gaun mama (3-12 bulan sebelumnya)

Range-nya besar karena tergantung gaunnya mau custom made atau beli jadi atau sewa jadi. Apapun pilihanmu, dicocokkan saja dengan budget.

Jas pengantin pria dan jas papa gimana? Oh….. mereka mah gampang, kalo pun harus bikin, maksimal seminggu udah jadi. Hihihi.

Fotografer dan Videografer (6-12 bulan sebelumnya – apalagi kalo tanggal cantik)

Gw ga mau kompromi soal kedua ini karena gw rasa dua hal ini penting banget. Bete banget kan, kalo acara kita udah bagus banget tapi ternyata… fotografernya kurang profesional dan hasil fotonya… blur?

Untuk fotografer dan videografer, gw pake 2 vendor yang berbeda. Masing-masing 2 orang dan setiap orang megang 1 kamera. Totalnya jadi 2 fotografer dan 2 videografer. Kenapa harus 2? Karena kalo 1 itu kurang, minimal 2 lah supaya punya 2 sudut pandang berbeda.

Make-up (6-12 bulan sebelumnya)

Saran gw cuma satu: Calon mempelai wanita harus test make-up dulu sebelum hari H. Pas test make-up, bisa sekalian berdiskusi mau make-up yang seperti apa, rambutnya seperti apa, dan lainnya.

Calon mempelai juga sebaiknya menyiapkan MUA (make-up artist) untuk:

• Mama kedua belah pihak.
• Bridesmaids.
• Kakak / adik perempuan dari kedua calon mempelai.
• Penjaga angpao (kalo dari keluarga sendiri).

Undangan (4 bulan sebelumnya)

Meski keliatannya sepele, undangan harus disiapkan setidaknya 4 bulan sebelum hari H, lebih cepet lagi kalo pesen undangannya banyak. Desain dan cetak undangan itu butuh waktu lho, ga mungkin sekali desain langsung sesuai kemauan. Gw sendiri revisi sampe 5-6 kali baru gw sreg.

Untuk yang memilih resepsi makan meja, sebaiknya sekalian cetak kartu cinciu (untuk tea ceremony – adat Tionghua) dan kategori mejanya juga. Beberapa bahkan ada yang mencetak kartu pengambilan souvenir segala, tapi gw ga mau seribet itu soal souvenir. Kartu cinciu diberikan kepada yang diundang cinciu saja sedangkan kartu kategori meja diberikan kepada seluruh undangan.

Kartu kategori meja itu apaan, Stef?

Gini… biasanya tamu-tamu itu punya beberapa kategori masing-masing. Tujuannya, tamu yang satu kategori bisa duduk berdekatan, biar situasinya ga canggung. Kamu ga mau kan, pas dateng ke nikahan temen kamu, kamu ditempatkan di meja yang isinya orang tua-tua semua dan kamu ga kenal?

Pengkategoriannya umumnya gini (anggep aja pake kategori nama hewan):

• Bebek – Keluarga mempelai pria
• Angsa – Keluarga mempelai wanita
• Kupu-kupu – Teman mempelai wanita
• Harimau – Teman mempelai pria

Semakin banyak kategori, semakin ribet. Maka itu, buatlah kategori seminimal mungkin. Saat mendekati hari H, hitung berapa jumlah meja yang dibutuhkan masing-masing kategori dan tentukan layout-nya (misalnya, 3 meja di sebelah kiri panggung itu meja Bebek, dan seterusnya).

Balik lagi ngomongin undangan, gw bikin 2 versi (undangan, kartu kategori meja, dan kartu cinciu semua 2 versi). Satu versi nama gw duluan, satu versi nama Mr Hamburger duluan. Kenapa 2 versi? Karena tergantung yang ngundang. Hayo, pernah merhatiin enggak? Kalo kamu dapet undangan nama cewek duluan, berarti yang ngundang kamu adalah pihak cewek, begitu juga sebaliknya. Tapi, ada juga kasus yang ga mau ribet, bikin 1 versi aja. Kalo bikin 1 versi, biasanya nama yang duluan adalah nama yang jumlah tamunya lebih banyak.

Gw mulai membagikan undangan 1,5 bulan sebelum hari H untuk mereka yang tinggal di luar kota, dan 3-4 minggu sebelum hari H untuk keluarga dan tamu yang tinggal satu kota.

Tips: Kirim undangan ke tamu-tamu yang lebih tua dari kamu dulu. Kalo ternyata undangannya kurang, yang seumuran atau yang lebih muda, bisa dikasih undangan online. Hahahaha.

Souvenir (4 bulan sebelumnya)

Sebenernya bikin souvenir-nya cepet, apalagi kalo ga banyak-banyak banget. gw saranin 4 bulan sebelumnya karena… vendor souvenir cepet banget fully booked-nya! Baru Januari, mereka tiba-tiba bilang:

Sori ce, kita bulan April sudah penuh.

Jumlah souvenir yang gw bikin sama dengan jumlah undangan. Untungnya sih, ga kurang, masih nyisa 20-30an malah. Tapi gw emang sengaja cetak undangan dan pesen souvenir lebih sih, untuk kenang-kenangan. Hihihihi.

Wedding Organizer (WO) atau Event Organizer (EO)

Gw ga pake Wedding Planner (WP), cuma pake Wedding Organizer (WO) / Event Organizer (EO) aja.

Sebentar… Bedanya WP dan WO apa, Stef?

Tugasnya beda. WP mengurusi keperluan sebelum hari H (membantu mencari vendor, mengurus dan memonitori pengiriman, mengkoordinasi orang-orang yang turut serta dalam acara resepsi, dan lainnya. Sedangkan WO / EO hanya mengurusi acara pas hari H.

Kenapa gw ga pake WP?

Gw perfeksionis. Gw harus memastikan semua vendor yang gw pilih itu sesuai kemauan dan budget gw. Gw menikmati semua proses dari mencari vendor, tawar-menawar, membandingkan harga vendor satu dan vendor lain, meski semua gw lakukan jarak jauh (gw tinggal di Singapore dan resepsi gw di Indonesia – gw baru menginjakkan kaki ke Indonesia H-4 hari xD).

Alasan lain gw ga mau pake WP adalah karena WP itu biasanya ga netral. Dia udah pasti punya kenalan sini sana toh. Misalnya gw nyari souvenir, dia pasti bakalan merekomendasikan vendor souvenir kenalannya, meski vendor souvenir kenalannya belom tentu yang terbaik untuk client. Terkadang, si WP juga ngambil komisi dari vendor tersebut, harga 10.000 per piece bisa di mark-up jadi 10.500.

WP itu berguna kalo kedua calon mempelai sibuk banget, sampai ga punya waktu buat ngurusin resepsi pernikahan. Di luar itu, gw rasa WP ga perlu-perlu banget. Sekarang teknologi udah canggih, ga sulit kok cari vendor, cuma modal Instagram, WhatsApp, sama email!

Kalo WO / EO itu perlu banget karena mereka memegang acara yang cukup penting: memastikan pada saat hari H, semuanya berjalan sesuai rencana. Sama seperti fotografer dan videografer, pilih WO / EO yang terbaik sesuai budget.

Entertainment

Mau tau supaya banyak tamu stay sampe akhir acara? Tulis aja di kartu undangan kalo di acara resepsi kalian akan ada door prize berhadiah mobil Jaguar, emas batangan 100 gram, dan uang tunai ratusan juta rupiah. Huahahahaha.

Tapi untuk yang non crazy rich kayak gw, entertainment-nya yang simpel dan fun aja, yang ga bikin mempelainya bangkrut. Contohnya:

• Penyanyi / Band / Tari-tarian.
• Kuis.
• Sulap.
• Banci.
• Stand-up comedy.
• Mingle – sambil mingle bisa ngasih good-luck cake untuk yang belum menikah atau ngasih permen ke anak-anak kecil.
• Lempar bunga.
• Photo box / photo booth.
• dan lainnya…

Perintilan Lainnya ( kurang dari 3 bulan sebelumnya)

• Rundown acara.
• Wedding Ring! 
• Mobil pengantin.
• Lunch box (untuk crew dan keluarga yang standby) dan dinner box (untuk crew saja).
• Perlengkapan cinciu (tea ceremony). Kalo pake jasa WO / EO, biasanya mereka membantu menyiapkan.
• Master of Ceremony (MC) – jangan pilih yang ganteng-ganteng banget supaya calon mempelai prianya ga kalah. Hihihi.
• Dekorasi panggung.
• Lighting.
• Effect (itu lho, yang bikin asep-asepan, yang nembakin confetti saat wedding kiss, yang bikin segalanya lebih dramatis dan heboh deh. Hahaha)
• LCD (untuk yang ruangannya besar).
• Wedding cake.
• Bunga tangan dan corsage.
• Pager Ayu (untuk resepsi makan meja, biasanya 1 orang untuk 4-5 meja).
• Hadiah kuis / lempar bunga (jika ada).
• Angpao untuk bridesmaid, bestman, penerima tamu, dan adik yang belum menikah.